The new way of working in a disruptive world
ทุกวันนี้มีหลายองค์กรที่ต้องเผชิญกับการ disrupt จากมรสุมด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นด้านเศรษฐกิจ เทคโนโลยี ความต้องการของ ผู้บริโภคที่เปลี่ยนไป ฯลฯ ยกตัวอย่างเช่น บริษัทใหญ่ที่มีชื่อเสียงอย่าง PTT มีราคาแก๊สและน้ำมัน พุ่งทยานตั้งแต่ปี 2010-2013 แต่หลังจากนั้นได้ลงดิ่งเกินกว่าครึ่งอย่างมีนัยสำคัญ เหตุการณ์แบบนี้ทำให้หลายๆ บริษัทที่ปรับตัวไม่ทันต้องสิ้นสุดพันธกิจของตนเองไว้เพียงนี้ เผยให้เห็นว่าการขับเคลื่อนองค์กรด้วยระบบการทำงานในรูปแบบเดิมนั้นใช้ไม่ได้ผลในยุค 4.0 ที่ว่า ไม่ใช่ “ปลาใหญ่กินปลาเล็ก” อีกต่อไป แต่เป็น “ปลาเร็วกินปลาช้า” หลายองค์กรจึงพยายามที่ปรับเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานและตอบสนองต่อปัญหาได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และ re-mindset คนในองค์กรให้พร้อมแก่สภาพแวดล้อมของยุคสมัยและมีระบบการบริหารจัดการที่รวดเร็ว รวมถึงความรับผิดชอบ และการปฏิสัมพันธ์กับคนในทีม
ทาง Motive Talent เราได้เห็นถึงความสำคัญนี้ จึงเกิดเป็นงาน Human Reset Series Ep.2 ภายใต้หัวข้อ “Becoming AGILE Organization” ซึ่งเราได้เชิญ Guest Speakers ที่ได้ชื่อว่าเป็นผู้ที่เชี่ยวชาญและประสบความสำเร็จในการนำแนวคิดที่เรียกว่า “AGILE” เข้าไปประยุกต์ใช้ในองค์กร ท่านแรกคือ คุณเบลล์ พณัญญา เจริญสวัสดิ์พงศ์ Head of Business Development, AI and Robotics Venture และ Technology Incubator จาก PTTEP และท่านที่สอง คุณพีท เจียมศรีพงษ์ General Manager จาก ThoughtWorks ที่มาร่วมแชร์ความรู้และประสบการณ์ให้เราได้ฟังกันค่ะ
AGILE คืออะไร?
คุณเบลล์ กล่าวว่า มันเป็นเหมือนแนวทางการทำงานใหม่ๆ ที่จะต้องมีการตอบสนองต่อสถานการณ์ต่างๆ อย่างรวดเร็ว ปรับตัวอย่างรวดเร็ว แก้ไขอย่างรวดเร็ว ผ่านกระบวนการสร้าง (build) ทดสอบ (test) ให้เร็ว แล้วรับ feedback กลับมาพัฒนาปรับปรุงใหม่ โดยถูกนำมาใช้เพื่อพัฒนาและช่วยแก้ไขในจุดอ่อนขององค์กร ปรับปรุงการทำงานต่างๆ ให้เป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากขึ้น ซึ่งจะมีผลกับทั้งการทำงาน การสื่อสารกันในองค์กร การสร้างทีม รวมไปถึงคุณพีทยังกล่าวเสริมว่า การวัดผลความสำเร็จไม่ใช่ การวัดผลเพียงแค่ function ใด function หนึ่งของบริษัท (Silo) แต่เป็นการวัดผลโดยภาพรวมที่ต้องให้หลายฝ่ายหรือทุกฝ่ายในองค์กรได้ take action แชร์ responsibility และ accountability ร่วมกัน
การ Set culture และ Environment ภายในองค์กร
ในเรื่องของการสร้าง AGILE culture หรือ จะทำยังไงให้องค์กรมีวัฒนธรรมการทำงานแบบ AGILE ควรเริ่มอย่างไร?
คุณเบลล์ได้ให้คำตอบว่า Key Success factor เลยคือ “การสื่อสาร” ภายในทีมและระหว่างทีม โดยสร้างสภาพแวดล้อม หา Tools หรือมี space ที่ทำให้ทุกคนได้คุยกันมากขึ้น แชร์กันมากขึ้น แลกเปลี่ยนการมากขึ้น การพูดคุยสื่อสารเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่รวดเร็วอีกช่องทางและมีประสิทธิภาพนอกจากนี้ยังเป็นการเสริมความสัมพันธ์ของคนในทีมและ/หรือระหว่างทีมที่ connect กันมากขึ้นอีกด้วย รวมถึงการสร้างวัฒนธรรมการทำงานให้คนได้โฟกัสไปที่การเรียนรู้จากความผิดพลาด โดยการใช้คำว่า “Learning” แทนคำว่า “Failure”
สำหรับคุณพีทได้ให้แนวคิดสำหรับการทำงานไว้ 3 step ได้แก่ 1) Build คือ การริเริ่มทำให้อะไรบางอย่าง สร้างอะไรบางอย่างออกมา หรือการสร้าง Growth Mindset ให้แก่ทีม 2) Prove คือ การพิสูจน์หรือทดสอบว่าสิ่งที่เราสร้างนั้นดีหรือไม่ดีอย่างไรบ้าง หากคิดว่าดีพอแล้วเราจึงค่อยนำไปสู่ขั้นตอนที่ 3) Scale คือ การขยายขอบเขตของงานออกไป โดยเริ่มจากทีละน้อยๆ แล้วค่อยเพิ่มให้ใหญ่ขึ้น อีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมาก คือ การเพิ่ม “Diversity” ในทีม ไม่ว่าจะเป็นอายุ เพศ เชื้อชาติ หรือ Skillset เพราะสิ่งเหล่านี้จะทำให้เราได้ไอเดียที่หลากหลายในหลายๆ มุมมอง จนเกิดเป็นสิ่งใหม่ หรือ Innovation ภายในองค์กร
การ Recruiting team
ถ้าถามถึงวิธีการเลือกคนเข้ามาร่วมทีมนั้น skill, mindset หรือ ability แบบไหนกันที่เราตามหาและจําเป็นสําหรับ AGILE Team?
คุณเบลล์ได้ให้คำตอบว่า ในการที่จะสร้าง AGILE Team ให้ประสบความสำเร็จ ต้องหาคนที่มี Innovative Mindset ก็คือ เป็นคนที่ชอบทำอะไรใหม่ๆ กล้าลองสิ่งใหม่ ทำอะไรที่แปลกใหม่ไม่เหมือนใคร และมีความกระตือรือร้นสนุกในการทำให้มันออกมาอย่างรวดเร็ว (Let’s get done, not perfect) ถ้าไม่สำเร็จก็ทำใหม่ เรียนรู้ไปเรื่อยๆ อย่างไม่หยุดนิ่งอยู่กับที่ เป็น Mindset ที่มีความเชื่อมั่นในการเปลี่ยนแปลงและมี passion ที่จะทำให้มันเป็นไปได้โดยไม่สนกระบวนการแต่เป็น result-oriented
สำหรับคุณพีทได้กล่าวว่า คนที่เข้ามาต้องเป็นคนที่มีใจที่อยากจะทำและคิดให้ใหญ่ (Passion & Think BIG), เป็นคนที่กระตือรือร้นในการเรียนรู้อยู่เสมอ (Active learning) และมีความเชื่อใจ เชื่อมั่น (Trust) กับทีมจนเกิด Teamwork ที่แน่นแฟ้น
การดูแลเรื่อง Performance management และวิธีปลุก Passion การทํางานให้กับคนในทีม
สำหรับหัวข้อในการบริหารทีม หรือ Performance Management ของทีม AGILE ที่ดีเป็นอย่างไรและวัดอย่างไร?
คุณเบลล์ที่ต้องบริหารทีมที่มีขนาดเล็กได้กล่าวว่า แม้คนจะน้อยแต่ก็สามารถทำให้เกิด Productivity Impact ได้ คุณเบลล์ได้นิยามคำว่า KPI ใหม่ที่ไม่ใช่ Key Performance Indicator ที่จะวัดผลจาก Budget หรือ Timeline แต่เป็น “KPI : Keep People Inspired” ได้แก่ การวัดแบบ Quantity เช่น จำนวนไอเดียหรือโปรเจคที่เกิดขึ้นใหม่ และการวัดแบบ Quality คือ คุณภาพของสิ่งที่เกิดขึ้น บรรยากาศในการทำงานต่างๆ โดยทุกกระบวนการทำงานและบรรยากาศจะต้อง Inspire คนในทีมให้อยู่ร่วม mission กับทีมต่อไปด้วยกันได้จนสำเร็จ
สำหรับคุณพีทที่ต้องบริหารคนในหลากหลายทีม มีการตั้งคำถามเพื่อกระตุ้นให้คนภายในทีมเกิดแรงบันดาลใจในการทำงาน 3 คำถามด้วยกัน ได้แก่ Want to do it? (อยากทำให้มันเกิดขึ้นจริงๆ หรือเปล่า?) Want to improve? (อยากทำให้เกิดการพัฒนาทั้งตนเองและองค์กรหรือเปล่า? ทำดีกว่านี้ได้มั้ย?) Want to yell? (คุณมาเล่นๆ หรือเปล่า? คุณอยากไปถึงเป้าหมายนั้นมั้ย?) ซึ่งคำถามเหล่านี้จะเป็นตัววัดคุณภาพของคนในทีมว่าจะสำเร็จวัตถุประสงค์ไปด้วยกันได้หรือไม่
สรุป Lessons learned สําหรับคนที่กําลังจะนําแนวคิดแบบ Agile มาปรับใช้ในองค์กร
ในช่วงสุดท้าย ทั้งคุณเบลล์และคุณพีทต่างได้แชร์ Lesson Learned ไว้ดังนี้
คุณเบลล์ สรุปว่า
AGILE is mindset
Top down not bottom up ผ่าน "การสื่อสาร" ที่เข้าใจกันในทุกระดับขององค์กร
Communication is “KING” to ensure engagement
Frequent Workshop ทุกครั้งที่มีการจัดเวิร์คชอปมักจะมีไอเดียดีๆ หลุดออกมาอยู่เสมอ
Be Realistic. Don’t over commit! = Don’t do big-bang
Being “AGILE” is being “Responsive” ทำให้ทุกอย่างให้เร็วขึ้น together with same goal
Small success, Big celebration = Get team inspired!
Don’t say failure instead say “Learning” ตั้งคำถามว่าวันนี้คุณได้เรียนรู้อะไรบ้าง?
คุณพีท สรุปว่า
Build > Prove = trust in innovation, possibility, change > Scale ต้องค่อยๆ เป็นค่อยไปเพราะจิตใจของคนนั้นไม่ใช่แบบเครื่องจักรหรือ Machine
We are agile but the execution still hasn’t change their way ยังมีอีกหลายองค์กรที่มีความคิดแบบAGILE แต่สิ่งที่ทำนั้นตรงกันข้ามโดยสิ้นเชิง
Distributed vs Centralized How to know? ต้องเริ่มจาก Build > Prove > Scale เช่น การคิดรูปแบบการ Interview ใหม่ ต้องลอง trial ดู test ไปเรื่อยๆ แล้วค่อย scale แล้วเราจะรู้ว่าอันไหนที่เราควรจะ Distributed หรือ Centralized
Don’t do big-bang อย่าทำอะไรแบบกะทันหัน ต้องผ่านกระบวนการ Build, Prove และค่อยๆ Scale up
AGILE นั้นถือได้ว่ายังเป็นเรื่องใหม่สำหรับธุรกิจของประเทศที่กำลังพัฒนาในหลายๆ ประเทศ เพราะกระแสความเจริญเติบโตย่างก้าวกระโดดของเทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมที่ไม่สามารถคาดการณ์ การปรับตัวที่ทันท่วงทีและตอบสนองอย่างรวดเร็ว คือหัวใจความสำเร็จของ AGILE แต่ความท้าทายที่จะไปให้ถึงความเป็น AGILE ที่สมบูรณ์แบบนั้นมีอีกหลายอย่าง หนึ่งในนั้นคือเรื่องของการบริหารคน จะมีวิธีอะไรอื่นอีกไหมที่จะสามารถดึงศักยภาพของคนออกมาให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดเพื่อให้เกิดความอยู่รอดและสามารถขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าผ่านกระแสการ Disruption ของยุคแห่งการเปลี่ยนแปลงนี้
(คำถามเก็บตกภายในงาน)
Q: องค์กรที่เคยชินกับการไม่มี Structure และเราก็ไม่มี Authority จะนำ AGILE ไปใช้อย่างไร?
A: ให้เลือกนำไปใช้อย่างเหมาะสมกับงาน บางงานอาจไม่จำเป็นต้องใช้ ให้ลองหาเหตุผลของการนำไปใช้ว่าอยากนำไปใช้เพื่ออะไร และงานใดบ้างที่เหมาะกับการทำงานแบบ AGILE ทีมใดบ้างที่เหมาะสมกับการเริ่มนำเข้าไปใช้ เมื่อลองนำไปใช้แล้วมันก็จะ AGILE ไปเอง เมื่อคนเห็นว่าเป็นสิ่งที่ดีกับองค์กรแล้ว Authority ในการทำก็จะตามมาเอง
Q: เคยนำไปใช้แล้วไม่สำเร็จจะนำกลับมาใช้อีกอย่างไร?
A: ให้ย้อนกลับมาถามตัวเองก่อนว่าเราอยากได้ประโยชน์อะไรจาก AGILE ลองโฟกัสในสิ่งที่จะเกิดขึ้น ถ้าเหตุผลที่จะทำมันตอบโจทย์ธุรกิจหรือการทำงาน มันก็ไม่ใช่เรื่องยากที่จะนำกลับมาใช้กับองค์กรอีกครั้ง เพราะหากเรารู้เหตุผลของการนำไปใช้แล้วสิ่งที่จะทำมันไม่จำเป็นต้องมีชื่อเรียกก็ได้
Q: AGILE เป็นสิ่งที่เหมาะกับทุกองค์กรหรือไม่?
A: การนำไปใช้ของแต่ละองค์กรก็ต้องมีการปรับปรุง แก้ไขในหลายส่วนก่อนจะนำไปใช้จริง เพื่อให้เหมาะสมและเข้ากับแต่ละองค์กรมากที่สุด เพราะ AGILE ของแต่ละองค์กรก็จะต้องมีความแตกต่างกันออกไปตามสภาพแวดล้อม วัฒนธรรมองค์กร ธุรกิจ และอีกหลายเหตุผลที่แตกต่างกันไป
เขียนและเรียบเรียงโดย
Kulprapar Boonto
Yodchanon Nakwongwankul (Associate)
Warit Muangkotr